Jak przyjmować rezerwacje stolików online

Czy naprawdę potrzebujesz rezerwacji online?

Jeśli odsyłasz gości z kwitkiem w pracowite wieczory, tracisz czas przy telefonie na przyjmowanie rezerwacji, masz no-show albo goście piszą do Ciebie na Instagramie z prośbą o stolik, to tak. Rezerwacje online oznaczają, że goście rezerwują, kiedy o tym pomyślą, o 22:00 na kanapie, a nie wtedy, gdy Ty możesz odebrać. Dostają też potwierdzenie i przypomnienie, co samo ogranicza no-show. Jeśli prowadzisz kawiarnię tylko dla gości bez rezerwacji, z kolejką za drzwi, możesz tego nie potrzebować i nie ma w tym nic złego.

Czego potrzebujesz

• Strona rezerwacji, z której goście korzystają na telefonie w mniej niż minutę, bez zakładania konta.
• Sposób na dostarczenie rezerwacji personelowi: przynajmniej e-mail, a najlepiej powiadomienie push na telefon.
• Zasady, które chronią kuchnię przed zawałem: czas zajęcia stolika, limit gości na turę, tempo przyjęć.
• E-maile z potwierdzeniem i przypomnieniem oraz możliwością odwołania przez gościa.
• Miejsce na link: Google, Instagram, Facebook, Twoja strona, Twoje menu.
• Cena, która nie zależy od tego, jak bardzo masz ruch.

Nie potrzebujesz wpisu w marketplace, edytora planu sali, aplikacji w sklepie z aplikacjami, integracji z kasą ani umowy. To rzeczy dla innego rodzaju biznesu.

Krok 1: wybierz system

Są trzy rodzaje. Marketplace, takie jak OpenTable i TheFork, umieszczają Cię w swojej aplikacji i pobierają opłatę za gościa od rezerwacji, które przez nią przychodzą. Systemy do obsługi sali, takie jak ResDiary, robią wszystko, za cenę miesięczną adekwatną do tego. Systemy rezerwacji, takie jak Nabsie, przyjmują rezerwacje i powiadamiają personel, za stałą cenę lub za darmo. Jeśli jesteś niezależnym lokalem na 30 do 80 miejsc, zacznij od systemu rezerwacji. Marketplace zawsze możesz dodać później, jeśli okaże się, że potrzebujesz gości, do których sam nie dotrzesz.

Nabsie jest darmowy do 50 rezerwacji miesięcznie, a potem kosztuje £14.99 miesięcznie, bez opłat za osobę. Reszta tego poradnika używa go jako przykładu, ale zasady dotyczą każdego systemu.

Krok 2: skonfiguruj lokal (dziesięć minut)

Godziny otwarcia i serwisy

Ustaw dni i godziny, w których przyjmujesz rezerwacje. Rozdziel lunch i kolację, jeśli masz obie. Pamiętaj, że ostatnia godzina rezerwacji to nie godzina zamknięcia: jeśli kuchnia zamyka się o 21:30, ostatni termin dla dwugodzinnej wizyty może być o 20:30, a Nabsie sam to wyliczy, jeśli mu o tym powiesz.

Stoliki

Wprowadź stoliki jako grupy: ile stolików dwuosobowych, czteroosobowych, sześcioosobowych, plus stoliki z nazwą. Zdecyduj, czy duże grupy mogą łączyć dwa stoliki. Nie dodawaj stolików, które chcesz zostawić dla gości bez rezerwacji.

Czas zajęcia stolika

Jak długo stolik jest zajęty, zależnie od liczby osób. Typowe punkty wyjścia: 90 minut dla 1 do 2 osób, 2 godziny dla 3 do 4, dwie i pół dla 5 do 8. Dostosuj, gdy zobaczysz, jak to wychodzi: za krótko i sadzasz gości przy stolikach, przy których jeszcze jedzą, za długo i stoliki stoją puste.

Limity gości i tempo przyjęć

Ustaw maksymalną liczbę gości na turę i na 15 minut. Restauracja na 40 miejsc z jednym kucharzem może przyjmować co najwyżej 12 gości na każde 15 minut. To jedno ustawienie powstrzymuje pracowity wieczór przed zamianą w zły.

Jak potwierdzane są rezerwacje

Natychmiastowe dla małych grup to ustawienie domyślne i to, co goście wolą. Z akceptacją personelu dla dużych grup, żebyś mógł do nich zadzwonić. Live check na ruchliwe wieczory, gdy gość czeka kilka minut, aż personel kliknie „przyjmij”. Nabsie ma wszystkie trzy w każdym planie, wybierasz według liczby osób.

Krok 3: dotrzyj do personelu

Zainstaluj aplikację dla personelu na telefonie przy barze lub na pass oraz na telefonie menedżera. Upewnij się, że powiadomienia są włączone. Zrób testową rezerwację z własnego telefonu i zobacz, jak dociera. Ustal, kto odpowiada na prośby i co się dzieje, gdy nikt nie odpowie. Nabsie pozwala wybrać: uprzejmie odrzucić albo zostawić jako prośbę do odpowiedzi e-mailem później.

Krok 4: umieść link wszędzie

1. Google Business Profile. Dodaj swój link do rezerwacji jako link do rezerwacji. Większość rezerwacji w większości lokali zaczyna się od wyszukania nazwy w Google.
2. Opis profilu na Instagramie i przycisk strony na Facebooku. Zobacz Instagram i Facebook.
3. Twoja strona. Jedna linijka kodu w WordPress, Squarespace, Wix lub wszędzie indziej. Zobacz widżet rezerwacji.
4. Menu, rachunki i witryna. Kod QR. Ludzie rezerwują kolejną wizytę, gdy płacą za tę.
5. Twoja wiadomość przy odbieraniu telefonu. „Aby zarezerwować stolik, wejdź na ...” na czas, gdy nie możesz odebrać.

Krok 5: pierwszy miesiąc

Obserwuj, skąd i kiedy przychodzą rezerwacje. Dopasuj czas zajęcia stolika i limity, gdy poczujesz rytm. Oznaczaj no-show, żeby zbudować obraz. Pytaj gości, jak znaleźli stronę rezerwacji. Spodziewaj się, że telefon będzie dzwonić rzadziej, i o to chodzi.

Czego unikać

• Wymaganie zbyt wiele. Imię, telefon, e-mail, liczba osób, godzina. Cokolwiek więcej, a ludzie rezygnują. Alergie i prośby trafiają do opcjonalnego pola.
• Wymuszanie konta. Nikt nie chce hasła do pubu.
• Opłaty za osobę. Karzą Twoje najlepsze wieczory. Nabsie ich nie ma; w każdym innym systemie sprawdź drobny druk.
• Długie umowy. System rezerwacji powinien zarabiać na siebie co miesiąc.
• Wyprzedanie całej sali. Zostaw stoliki dla gości bez rezerwacji, chyba że naprawdę przyjmujesz tylko rezerwacje.
• Ignorowanie no-show. E-maile z przypomnieniami, łatwe odwoływanie i telefon w sprawie dużych grup. Nasz poradnik o no-show wchodzi głębiej.

Uwaga dla użytkowników spoza UK

Nic z tego nie dotyczy tylko Wielkiej Brytanii. Nabsie powstał w Wielkiej Brytanii, ale działa wszędzie: ustaw strefę czasową, a wszystko pokaże lokalny czas, karty z dowolnego kraju są w porządku. Rady dotyczące Google, Instagrama i tempa przyjęć sprawdzają się w Lizbonie czy Melbourne tak samo jak w Leeds.